Noviembre, con el fin de año a la vista, es el momento clave para que quienes cruzan los límites estatales a diario en el área metropolitana de Nueva York (Tristate) reorganicen con precisión sus impuestos y sus gastos de transporte. Para quienes viven en el condado de Fairfield (Fairfield County), Connecticut, o en Nueva Jersey y viajan a diario a Manhattan
Noviembre, con el fin de año a la vista, es el momento clave para que quienes cruzan los límites estatales a diario en el área metropolitana de Nueva York (Tristate) reorganicen con precisión sus impuestos y sus gastos de transporte. En el caso de los trabajadores remotos o híbridos que viven en el condado de Fairfield (Fairfield County), Connecticut, o en Nueva Jersey y se desplazan a Manhattan, si no prestan atención a la rigurosa legislación tributaria del estado de Nueva York y a los sistemas de crédito fiscal de cada estado, podrían enfrentarse a cargas impositivas inesperadas al hacer el ajuste de fin de año.
A esto se suman los recientes cambios en las tarifas del transporte público y la entrada en vigor del peaje de congestión en el Distrito Central de Negocios (CBD) de Manhattan, lo que hace aún más necesario revisar los gastos fijos del trayecto diario. Este es un resumen de los puntos principales, desde el ajuste de la retención de impuestos (Tax Withholding) de noviembre hasta cómo evitar la doble tributación y reducir los gastos de transporte.
La "regla de conveniencia del empleador", un obstáculo para trabajadores remotos e híbridos
Lo primero que deben verificar los residentes de Nueva Jersey o Connecticut que trabajan para empresas con sede en Nueva York es la "regla de conveniencia del empleador" (Convenience of the Employer Rule) del Departamento de Impuestos y Finanzas del Estado de Nueva York (NYS DTF).
Según esta regla, aunque el trabajador haya trabajado desde su casa en otro estado (NJ/CT), si ello no obedece a una necesidad empresarial indispensable del empleador (Employer Necessity) sino a la conveniencia personal del trabajador (Convenience), todos los ingresos de ese día laboral se clasifican como ingresos de fuente neoyorquina y quedan sujetos al impuesto sobre la renta del estado de Nueva York.
Incluso los trabajadores híbridos que van a la oficina de Manhattan solo de dos a tres días por semana deben pagar impuestos a Nueva York también por los ingresos de los días de teletrabajo si no cuentan con una constancia escrita de que la empresa designó oficialmente esa dirección en otro estado como lugar indispensable para desempeñar el trabajo. Por ello, es imprescindible revisar, con base en el comprobante de pago de noviembre, si el impuesto sobre la renta de Nueva York se está reteniendo en la proporción correcta.
Cómo evitar la doble tributación: uso del crédito por impuestos pagados a otro estado (Resident Credit)
Haber pagado impuestos sobre la renta a Nueva York no significa que deba pagarlos de nuevo en su estado de residencia (NJ/CT). Cada estado cuenta con un "crédito fiscal para residentes" (Resident Tax Credit) que descuenta los impuestos ya pagados a otro estado.
Residentes de Nueva Jersey: al llenar la declaración de impuestos sobre la renta de Nueva Jersey (NJ-1040), se solicita el "crédito por impuestos pagados a otro estado" (NJ-COJ Credit) y se obtiene una deducción equivalente al monto pagado a Nueva York.
Residentes de Connecticut: mediante la declaración de impuestos sobre la renta de Connecticut (CT-1040) se puede obtener un crédito por los impuestos pagados a Nueva York.
Para calcular el crédito se aplica la regla del "monto menor" (Lesser of Rule). Es decir, el límite del crédito es el menor entre "el impuesto efectivamente pagado a Nueva York" y "el impuesto que resultaría de aplicar la tasa del estado de residencia al mismo ingreso". Como la tasa del impuesto sobre la renta de Nueva York es algo más alta que la de Nueva Jersey o Connecticut, en la mayoría de los casos se puede deducir la totalidad del impuesto pagado a otro estado y evitar la doble tributación. Sin embargo, según el tramo de ingresos o las diferencias en los impuestos locales, el estado de residencia puede cobrar algún monto adicional, por lo que conviene simular la liquidación con anticipación.
Documentos esenciales para el ajuste de fin de año: el formulario IT-2104.1 y el registro de días de trabajo
Estos son los documentos clave que debe tener el trabajador para corregir la retención de noviembre y prepararse para la liquidación de impuestos de fin de año.
Formulario IT-2104.1 (formulario del estado de Nueva York para ajustar la retención de no residentes): mediante este formulario, el trabajador no residente debe calcular con exactitud el porcentaje de días en que trabaja físicamente en una oficina dentro del estado de Nueva York y presentarlo a su empleador.
Registro diario del lugar de trabajo (Daily Work Location Log): para prepararse ante una futura auditoría del Departamento de Impuestos y Finanzas de Nueva York, debe registrarse en detalle, día por día, cuáles de los 365 días del año fueron de trabajo presencial en Nueva York, teletrabajo en NJ/CT, viaje de trabajo o vacaciones.
Carta del empleador que acredite la necesidad del teletrabajo (Employer Necessity Letter): para evitar la tributación en Nueva York, se debe contar con una carta que demuestre que el teletrabajo responde a una directriz obligatoria de la empresa y no a una elección personal.
Revisión de las tarifas del transporte público y del peaje de congestión en el CBD de Manhattan
Además del ajuste de impuestos, otro aspecto que conviene atender en noviembre es el nuevo esquema de costos de transporte para quienes viajan al área metropolitana.
Tarifas de transporte público de la MTA: la tarifa básica del metro y de los autobuses urbanos es de $3.00, y la de los autobuses exprés, de $7.25. Con el límite automático de tarifa de 7 días (Rolling Fare Cap) del sistema de pago OMNY, en siete días se cobra un máximo de $35 en el transporte público regular y de $67 en autobuses exprés, y los viajes posteriores son gratuitos. También conviene consultar con anticipación el precio de los pases mensuales de Metro-North y de la LIRR.
Peaje de congestión en el CBD de Manhattan (Congestion Relief Zone Toll): quienes ingresen en automóvil particular al sur de la calle 60 de Manhattan pagarán, con E-ZPass, un peaje de $9.00 en horario pico (de lunes a viernes, de 5 a. m. a 9 p. m.). A los automóviles que entren por el túnel Lincoln o el túnel Holland se les descuenta un crédito de cruce (Crossing Credit) de $3.00, pero a los vehículos que entren por el puente George Washington (GWB) no se les aplica ningún crédito adicional, por lo que hay que tener cuidado al elegir la ruta.
Beneficios de transporte antes de impuestos (Commuter Benefits): si se usa la cuenta de transporte antes de impuestos que ofrece el empleador (Commuter FSA) para pagar el transporte público y el estacionamiento con ingresos antes de impuestos, se reduce el ingreso gravable y se obtiene un ahorro fiscal.